Ist Ihr Schreibtisch so voll mit Akten- und Dokumentenstapeln, dass Sie den Überblick verlieren? Es ist Zeit, aufzuräumen, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten.
Ein unordentlicher Arbeitsplatz begünstigt Stress, Demotivation und Zeitverschwendung. Umgekehrt fördert ein aufgeräumter Arbeitsplatz Produktivität, Konzentration, Kreativität und Wohlbefinden.
Entdecken Sie in diesem Artikel die besten Tipps für ein aufgeräumtes und inspirierendes Büro sowie dessen Vorteile.
Warum ist es wichtig, Ihr Büro zu organisieren?
Bessere Produktivität und Zeitmanagement
Wenn Sie stundenlang nach einem Dokument suchen, ist es Zeit, Ihr Büro neu zu organisieren!
Ein überfülltes Büro ist eine Zeitverschwendung – Tag für Tag. Ein Bericht der International Data Corporation zeigt, dass Mitarbeiter durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen verschwenden – etwa 30 % ihrer Arbeitszeit. Laut der National Association of Professional Organizations sind das 4,3 Stunden pro Woche, die mit der Suche nach verlegtem Papier verschwendet werden.
Umgekehrt trägt ein aufgeräumter Arbeitsplatz dazu bei , die Zeit zu reduzieren, die mit der Suche nach wichtigen Gegenständen verbracht wird , sowie Unterbrechungen und Ablenkungen zu vermeiden . Ihre wichtigen Werkzeuge sind in Reichweite, was den Prozess rationalisiert und Ihre Produktivität aufrechterhält.
Weniger Ablenkungen und verbesserte geistige Klarheit
Egal, ob Sie von zu Hause oder im Büro arbeiten, ein aufgeräumter Arbeitsplatz vermeidet unnötige Ablenkungen und hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben .
Unordnung auf Ihrem Schreibtisch führt zu einer kognitiven Überlastung, die Ihre geistige Klarheit beeinträchtigt. Tatsächlich vergleicht eine Studie der Princeton University physische Unordnung mit geistiger Unordnung. Jeder unnötige oder unorganisierte Gegenstand fesselt Ihre Aufmerksamkeit und hindert Sie daran, sich auf Ihre aktuellen Aufgaben zu konzentrieren.
Indem Sie das Unnötige eliminieren, können Sie Informationen effizienter verarbeiten, Entscheidungen treffen und Probleme effizienter lösen .
Erhöhte Motivation und Kreativität
Eine gut organisierte Umgebung ist inspirierender und motivierender . Sie weckt die Lust am Arbeiten und hilft Ihnen, eine proaktive Einstellung zu entwickeln. Laut der Universität Exeter kann dies Ihre Produktivität um 15 % und Ihre Zufriedenheit um 65 % steigern .
Wenn Sie sich um Ihren Schreibtisch kümmern, ihn also aufgeräumt halten und ihn nach Ihrem Geschmack individuell gestalten, wird Ihre Kreativität angeregt.
Stressabbau und positiver Effekt auf das Wohlbefinden am Arbeitsplatz
Die Büroorganisation wirkt sich auf Ihr körperliches und geistiges Wohlbefinden bei der Arbeit aus. Untersuchungen der Cornell University zeigen, dass Mitarbeiter in einer organisierten Arbeitsumgebung 51 % weniger unter Augenbelastung und 63 % weniger unter Kopfschmerzen leiden.
Wo Unordnung Stress und Chaos verursacht, sorgt Ordnung für Ruhe. Ein aufgeräumtes Büro reduziert chronischen Stress, Angst und Burnout, die durch die ständige Suche nach Dokumenten und das Gefühl der Ineffektivität entstehen.
Stärkung Ihrer Glaubwürdigkeit und Professionalität
Und schließlich trägt ein aufgeräumter Schreibtisch dazu bei , Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität zu demonstrieren . Er spiegelt Ihre Seriosität wider und schafft das Vertrauen Ihrer Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
Dieses positive Image kann letztendlich zu Karrierechancen und wertvollen Geschäftsbeziehungen führen. Darüber hinaus verstärkt ein makelloses Büro das Gefühl von Erfolg und Zufriedenheit.
Im Gegenteil, ein unordentliches Büro sendet das gegenteilige Signal. Dieses Zeichen der Vernachlässigung kann als Mangel an Genauigkeit und Effizienz wahrgenommen werden.
12 Tipps für eine effiziente Büroorganisation
Wenn Sie sich für eine einzige Methode entscheiden müssten, um Ihr Büro effizient zu organisieren , wäre es die Kaizen- oder 5S-Methode . Diese aus Japan stammende visuelle Managementtechnik zielt darauf ab, die Organisation und Sauberkeit von Arbeitsumgebungen sicherzustellen.
Es umfasst 5 Schritte :
- Seiri = Sortieren: Beginnen Sie damit, eine Bestandsaufnahme Ihrer gesamten Umgebung zu machen und das Wesentliche vom Unnützen zu trennen. Räumen Sie weg oder werfen Sie weg, was Sie weniger oder gar nicht verwenden.
- Seiton = Aufräumen: Räumen Sie entsprechend Ihrer Nutzungshäufigkeit auf. Behalten Sie das Wesentliche in Reichweite.
- Seiso = Sauber: Ihr Schreibtisch muss sauber sein. Denken Sie daran, den Arbeitstisch, aber auch Bildschirme, Tastaturen usw. zu reinigen.
- Seiketsu = Standardisieren: Dabei geht es darum, eine Routine mit einfachen und klaren Lagerungs- und Wartungsstandards zu etablieren.
- Shitsuke = Unterstützung/Disziplin: den Rhythmus über die Zeit beibehalten.
1. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, indem Sie Überflüssiges loswerden
Im ersten Schritt müssen Sie Ihren Schreibtisch ausmisten und von überflüssigem Kram befreien .
Du kannst alle Gegenstände in mehrere Kästchen einteilen: „Behalten“ für nützliche Gegenstände, „Wegwerfen“ für nutzlose Gegenstände und „Sehen“ für Gegenstände, die du seltener benutzt. Um dir die Sortierung zu erleichtern, kannst du dich fragen, wann du den Gegenstand zuletzt benutzt hast. Die 90-Tage-Regel ist streng. Wenn du den betreffenden Gegenstand innerhalb dieser Zeit nicht benutzt hast, liegt das wahrscheinlich daran, dass seine Notwendigkeit fraglich ist.
Werfen Sie weg, was Sie nicht brauchen, bewahren Sie wichtige Gegenstände in der Nähe auf und lagern oder archivieren Sie alles, was weniger sicher ist, woanders.
2. Behalten Sie nur das Nötigste zur Hand
Nach dieser ersten Sortierung haben Sie die wichtigsten Gegenstände ermittelt, die Sie täglich verwenden. Diese sollten Sie griffbereit auf Ihrem Schreibtisch oder in den eingebauten Stauraummöbeln aufbewahren, um die Zugänglichkeit zu optimieren.
Begrenzen Sie die Ansammlung von Gegenständen auf Ihrem Arbeitstisch jedoch so weit wie möglich, um visuelle Ablenkungen zu vermeiden. Bewahren Sie neben Ihrem Computer auch ein paar Stifte, Ihr Tagebuch, ein Notizbuch, Ihr Telefon und aktive Dateien auf.
Bewahren Sie Gegenstände und Papiere, die Sie weniger regelmäßig verwenden, in Ihrer Nähe, aber etwas weiter entfernt auf.
Durch diese Hierarchie in der Lagerung entfällt das ständige Aufstehen.
3. Sorgen Sie für einen Platz für alles
Ob auf Ihrem Schreibtisch, in Ihren Schubladen, Schränken oder Regalen, bieten Sie allem einen Platz .
Die Organisation Ihres Büros sollte durchdacht sein. Weisen Sie jedem Gegenstand, z. B. Ihren Vorräten, Dokumenten und Accessoires, einen festen Platz zu. Verwenden Sie beschriftete Kartons, um schnell zu finden, was Sie suchen.
Diese Automatisierungen werden Ihren Berufsalltag erheblich vereinfachen.
4. Funktionsbereiche definieren
Erleichtern Sie die Verteilung und Organisation von Objekten, indem Sie Funktionsbereiche wie Computerarbeit, Schreiben, Lesen definieren.
Dies wird als Prinzip der Mikrozonierung bezeichnet, bei dem für jede Aktivität ein eigener Bereich reserviert wird. Diese funktionale Segmentierung verbessert Ihre Produktivität, indem die Gestaltung des Arbeitsbereichs an die Anforderungen der einzelnen Aufgaben angepasst wird.
Darüber hinaus werden Übergänge zwischen verschiedenen Aktivitäten erleichtert, da Ihr Gehirn jeden Bereich als spezifisch für eine Aktivität ansieht.
5. Geeignete Lagerung nutzen
Dies mag wie das ABC eines organisierten Arbeitsplatzes erscheinen, aber achten Sie darauf, dass Sie den Speicher verwenden, der Ihren Anforderungen entspricht .
Schreibtische mit integriertem Stauraum bieten zusätzlichen Stauraum, auf den Sie zugreifen können, ohne aufstehen zu müssen. Manche Dinge müssen in Reichweite, aber nicht in Sichtweite sein. In diesem Fall können Sie sie in einer Ihrer Schreibtischschubladen verstauen.
Wenn Ihr Büro über keinen Stauraum verfügt, sollten Sie Schubladen und Rollcontainer sowie modulare Aufbewahrungssysteme in Betracht ziehen. Sie bieten große Flexibilität und ermöglichen es Ihnen, Ihren Stauraum an Ihre sich entwickelnden beruflichen Bedürfnisse anzupassen.
Für Archive sollten Sie Schränke bevorzugen, die – ob sicher oder nicht – weiter von Ihrem Arbeitstisch entfernt sind.
6. Vernachlässigen Sie nicht die Wandfläche
Um Platz zu sparen, sollten Sie Wandaufbewahrung wie Regale oder Organizer nicht vernachlässigen. Tatsächlich vergessen wir im Allgemeinen, den vertikalen Raum zu nutzen .
Mit Wandregalen können Sie Ihre Arbeitsfläche von bestimmten Dokumenten, Büchern, Vorräten oder sogar Dekorationsgegenständen befreien.
Interessant ist auch die Verwendung von Wandtafeln . Sie können zum Beispiel an Ihre Wände hängen:
- eine Magnettafel zum Anbringen von Notizen und Haftnotizen, um wichtige Informationen im Blick zu behalten.
- ein perforiertes Wandbrett zum Anbringen von Töpfen oder kleinen Regalen, sehr nützlich zum Organisieren Ihrer Vorräte.
- eine Pinnwand zum Anheften Ihrer To-Do-Listen oder Zeitpläne.
7. Setzen Sie auf smartes Zubehör
Neben Möbeln gibt es Zubehör, das die Organisation erleichtert .
Schreibtisch- und Schubladen-Organizer bieten mehrere Fächer zum Ordnen von Utensilien. Bewahren Sie Ihre Stifte und Textmarker in einem Stifthalter auf, anstatt sie auf Ihrer Arbeitsfläche herumliegen zu lassen.
Ein Monitorständer ermöglicht Ihnen die Positionierung Ihres Monitors in einer idealen Höhe, was nicht nur eine bessere Körperhaltung fördert, sondern auch zusätzlichen Stauraum bietet.
Sie können auch Ablageboxen und Zeitschriftenständer verwenden, um Ihre Dokumente zu ordnen. Ordnen Sie Ihre Dokumente nach Themen oder chronologisch. Ablageboxen ermöglichen Ihnen außerdem, Ihre Unterlagen thematisch zu sortieren, ohne Ihren Arbeitsplatz optisch zu überladen. Für mehr Übersichtlichkeit und Zeitersparnis können Sie die Boxen beschriften.
8. Dokumente sortieren und klassifizieren
Dem Sortieren und Klassifizieren von Dokumenten ist ein eigenes Kapitel gewidmet.
Unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente oder digitale Dokumente handelt, sollten diese regelmäßig gespeichert werden.
Für Ihre Papierdokumente gibt es Zubehör wie Aktenschränke, Dokumentenhalter oder Archivboxen, die eine optimale Aufbewahrung ermöglichen. Überlegen Sie, unnötige Papiere mit einem Aktenvernichter zu entsorgen. Die meisten Verwaltungsdokumente können nach fünf Jahren entsorgt oder vernichtet werden.
Die Digitalisierung spart außerdem Platz und erleichtert die Organisation und den Zugriff . Digitalisieren Sie daher Dokumente, die nicht ausgedruckt werden müssen.
Wenn Papierdokumente Ihren Arbeitsplatz überladen, gilt das Gleiche für digitale Dokumente . Stapeln Sie nicht mehrere Dokumente und Ordner auf Ihrem Schreibtisch. Erstellen Sie Ordner und Unterordner, um Ihre Dokumente in bestimmten Bereichen zu organisieren. Beschriften Sie jeden Ordner und jedes Dokument deutlich. Vermeiden Sie den Verlust von Dokumenten, indem Sie regelmäßig Backups auf einem USB-Stick, einer externen Festplatte oder in Online-Speichern wie Dropbox, Microsoft OneDrive oder Google Drive erstellen.
Machen Sie dasselbe mit Ihren E-Mails. Erstellen Sie Ordner pro Client und archivieren Sie Nachrichten, die archiviert werden können.
9. Kabel organisieren für einen sauberen Raum
Unordentliches, verheddertes Kabelgewirr verunstaltet Ihren Schreibtisch und sorgt schnell für ein unordentliches Erscheinungsbild.
Bitte beachten Sie, dass es Kabelmanagementsysteme, Kabelorganisatoren, Befestigungsclips und Kanäle gibt, um sie sicher zu organisieren und zu verstecken.
Dadurch wird Ihr Arbeitsplatz sauberer, ästhetischer und funktionaler. Dieser Tipp hilft auch, Unfälle zu vermeiden und die Wartung elektronischer Geräte zu erleichtern.
10. Personalisieren Sie, ohne zu überladen
Sie sollten Ihr Büro zwar nicht überladen, können es aber auf ein Minimum personalisieren . Der Trick besteht darin, die Balance zwischen einer persönlichen Note und der Vermeidung visueller Ablenkungen zu finden.
Die Personalisierung Ihres Arbeitsplatzes trägt zu Ihrem Wohlbefinden und Ihrem Verantwortungsgefühl bei. Versuchen Sie, einen Raum zu schaffen, der Sie widerspiegelt, inspiriert und motiviert.
Hängen Sie deshalb einige Fotos, Gemälde oder Poster mit inspirierenden Zitaten an die Wände.
Denken Sie auch an Pflanzen, denn Grün verbessert die Luftqualität und die Produktivität. Es reduziert Stress und dämpft Umgebungsgeräusche.
Wählen Sie außerdem Farben, die sowohl motivierend als auch inspirierend sind.
11. Denken Sie an die Ergonomie
Auch bei der Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes ist die Ergonomie ein wichtiger Punkt, denn sie trägt zum Erhalt Ihrer Gesundheit und Ihrer beruflichen Leistungsfähigkeit bei.
Wählen Sie ergonomische Möbel , die eine gute Körperhaltung fördern, wie zum Beispiel den Bloon-Ballsitz .
Stellen Sie Ihre Möbel auf die richtige Höhe ein, sodass beide Füße flach auf dem Boden stehen und Ihre Knie und Ellbogen einen 90°-Winkel bilden. Ihr Bildschirm sollte sich auf Augenhöhe befinden, 50 bis 70 cm entfernt, um eine Überanstrengung der Augen zu vermeiden.
Vernachlässigen Sie auch die Beleuchtung nicht für Ihren Sehkomfort. Bevorzugen Sie, wann immer möglich, natürliches Licht und ergänzen Sie es mit einer Schreibtischlampe.
12. Schaffen Sie eine Aufräumroutine
Die Umsetzung all dieser Tipps zur Organisation Ihres Schreibtisches ist gut, ihn langfristig aufgeräumt zu halten, ist noch besser.
Sie müssen also eine Aufräumroutine einrichten :
- Räumen Sie am Ende des Tages für ein paar Minuten Ihre Arbeitsfläche auf.
- Sortieren Sie Ihre Dokumente und reinigen Sie die Oberflächen einmal pro Woche.
- Leeren Sie Ihren Papierkorb (physisch und Computer) regelmäßig.
- Planen Sie jeden Monat oder jedes Quartal gründliche Aufräumsitzungen ein.
Abschluss
Durch die Organisation Ihres Büros sparen Sie nicht nur Platz , sondern auch Zeit und Effizienz .
Mit unseren 12 Tipps schaffen Sie einen funktionalen und inspirierenden Arbeitsplatz, der Ihr Wohlbefinden und Ihre Produktivität fördert.
