De plus en plus de salariés travaillent à domicile. Mais qui prend en charge le matériel pour le télétravail ? Quels frais, équipements ou outils sont couverts par votre employeur ?
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la prise en charge du matériel et des frais liés au télétravail et les responsabilités de chaque partie.
Obligations financières de l’employeur vis-à-vis des salariés en télétravail
Selon l’article L1222-10 du code du travail, l’employeur est tenu de prendre en charge les coûts liés au télétravail, tels que le matériel, les abonnements, les logiciels, les outils de communication…
Les salariés ne doivent pas supporter les frais eux-mêmes.
Encadrement légal des frais professionnels en télétravail
L’employeur doit prendre en charge le matériel pour le télétravail, ainsi que les frais liés au télétravail jugés indispensables.
Cela inclut les frais internet, les logiciels ou encore les forfaits téléphoniques.
Conformément à la réglementation, ces dépenses doivent être remboursées sur une base forfaitaire ou réelle, selon les justificatifs fournis par le salarié.
Accords collectifs et chartes internes
Les entreprises peuvent définir les modalités de prise en charge du matériel pour le télétravail via des accords collectifs ou des chartes internes.
Ces documents prévoient les conditions d’utilisation, le type de matériel fourni et les initiatives pour compenser les frais liés au télétravail.
Les négociations collectives permettent d’assurer une équité entre salariés et clarifient les responsabilités.
Limites, plafonds et conditions
Bien que l’employeur soit responsable de prendre en charge le matériel pour le télétravail, cette obligation est encadrée par des conditions et plafonnements fixés dans les accords internes ou la législation.
Par exemple, certains frais professionnels peuvent être limités ou remboursés uniquement sur présentation de justificatifs, tels que des factures ou des relevés d’abonnement.
Quel matériel, indispensable au télétravail, est pris en charge par l’employeur ?
Équipements informatiques
Le télétravail repose largement sur des équipements informatiques adéquats.
Ordinateurs, moniteurs, claviers, souris, logiciels et accès sécurisés sont fournis ou remboursés par l’employeur.
Ces outils doivent être performants pour garantir l’efficacité des missions.
De même, l’employeur doit fournir à ses employés en télétravail un accès à tous les outils de communication nécessaires pour rester connecter avec le reste de l’équipe, tels que des messageries instantanées (Slack..), des plateformes de visioconférence (Zoom, Team…) et des outils et clouds collaboratifs (Google Workplace…).
Mobilier ergonomique
L’ergonomie est essentielle pour les salariés, au bureau comme au télétravail.
Si la prise en charge d’un bureau ou d’une chaise ergonomique par l’employeur n’est pas explicitement rendue obligatoire par la loi, celui-ci doit fournir des conditions de travail comparables à celles en entreprise.
Même à distance, l’employeur reste responsable des conditions de travail, de la sécurité et de la santé de ses employés pendant leurs heures de travail.
C’est pourquoi nous recommandons aux employeurs de rembourser ou de contribuer à l’aménagement d’un poste de télétravail ergonomique avec :
- un fauteuil de bureau adapté à la position assise prolongée, comme un siège ballon Bloon,
- des supports ajustables pour écran,
- un clavier et une souris ergonomiques,
- d’autres accessoires si nécessaire. Retrouvez ici la liste des accessoires ergonomiques.
Accessoires et outils complémentaires
Outre les équipements essentiels, des accessoires comme des casques pour les réunions en ligne, des lampes ou des hubs USB font partie des indispensables pour optimiser le télétravail.
Ces éléments complètent efficacement le poste de travail à domicile et sont parfois pris en charge par l’employeur.
Coûts supplémentaires liés au télétravail : que peut demander le salarié ?
Électricité, internet et chauffage
Les frais liés au télétravail incluent également les consommations énergétiques, comme l’électricité, le chauffage, ainsi que l’abonnement internet, nécessaires aux activités professionnelles.
L’employeur peut rembourser ces frais dès lors qu’ils sont justifiés et raisonnables. Le remboursement s’effectue le plus souvent sous forme d’indemnité forfaitaire. Si l’abonnement Internet est systématiquement pris en charge, partiellement ou intégralement par l’entreprise, le remboursement des frais d’énergie se fait d’un commun accord.
Fournitures de bureau
En plus des dépenses courantes, certains salariés engagent des frais supplémentaires comme des fournitures de bureau.
Ces coûts, lorsqu’ils sont directement liés à l’activité professionnelle, doivent être remboursés par l’employeur.
Assurance des équipements mis à disposition par l’employeur
Concernant le matériel mis à disposition par l’entreprise, il doit être assuré par l’employeur. Toutefois, le salarié doit avertir son assurance d’habitation privée de l’utilisation du logement comme lieu de télétravail et du matériel entreposé.
Pour garantir le bon fonctionnement des outils de travail fournis, l’employeur doit prévoir un support technique et une formation spécifique.
Bonnes pratiques pour les salariés et les employeurs
Lister les besoins collaborativement
Avant tout, il est recommandé de dresser une liste des besoins en matériel et des frais liés au télétravail pour éviter les lacunes ou oublis. Cela permet d’anticiper les dépenses et d’assurer une prise en charge juste.
Cette liste doit être effectuée en collaboration avec les salariés avant la mise en place du poste de télétravail et reste évolutive.
En tant qu’employeur, restez à l’écoute des besoins de vos salariés.
Avec une communication active, les employeurs peuvent ajuster leurs politiques pour répondre aux évolutions des pratiques de télétravail.
Formaliser les accords
Les employeurs et salariés devraient s’appuyer sur des accords écrits stipulant les responsabilités de chacun en matière de télétravail, y compris la prise en charge du matériel. Cela garantit la transparence et évite les malentendus.
Conserver les justificatifs et preuves de dépenses
Les employés sont tenus de conserver les justificatifs et preuves d'achat pour faciliter le remboursement des frais liés au télétravail.
Pour conclure, la prise en charge du matériel pour le télétravail et les frais associés est une obligation légale qui garantit un cadre de travail efficace et équilibré. Employeurs et salariés doivent collaborer activement pour créer un environnement propice au bien-être et à la performance.
